Politique de confidentialité

ASSOCIATION DES COMPAGNONS BATISSEURS
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

1. Préambule

La déclaration de politique de confidentialité de l’Association des Compagnons Bâtisseurs asbl est rédigée en accord avec le Règlement Général Européen de Protection des Données (RGPD). Elle porte sur notre traitement des données à caractère personnel, soit les données de personnes physiques qui sont en relation avec l’association.  

Le RGPD clarifie qu’une personne physique est « une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ». Il ne s’agit donc pas des personnes morales, telles des associations, sociétés, administrations…

Le RGPD précise également que le traitement des données à caractère personnel « couvre une large gamme d’opérations effectuées de manière automatisée ou manuelle. Il comprend la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction des données à caractère personnel ».

• Vous avez des questions sur notre traitement de vos données ?

Si vous avez des questions sur la protection de la vie privée et sur vos données personnelles, si vous souhaitez les modifier, si vous souhaitez exercer vos droits, vous pouvez accéder à vos données, nous contacter ou vous informer de la façon suivante : 

• Si vous avez ouvert un compte et transmis des données personnelles sur notre site Internet, vous pouvez à tout moment consulter et modifier ces données via l’onglet « mon compte ». 
• Si vous avez rempli un formulaire en ligne via notre outil de placement PLATO, vous avez déjà reçu dans votre boite email une copie des données personnelles transmises. 
• Pour toute demande relative à vos données personnelles, vous pouvez vous adresser au délégué général de l’association, Grégory VAN DE PUT, à l’adresse dg@compagnonsbatisseurs.be.
• Le responsable du traitement des données est notre asbl, soit l’Association des Compagnons Bâtisseurs asbl, qui a son siège social au 9 Place du Roi Albert BE6900 Marche-en-Famenne et est enregistrée à la banque carrefour des entreprises avec le numéro d’entreprise 417 511 435.
• L’autorité compétente en matière de protection de la vie privée en Belgique est l’Autorité de Protection des Données. Il s’agit de l’organisme qui contrôle l’application de la loi et veille au respect du droit à la vie privée. Le site de l’autorité est consultable à l’adresse https://autoriteprotectiondonnees.be . Vous y trouverez les informations relatives à vos droits, ainsi qu’aux modes et soutiens possibles en cas d’atteinte à votre vie privée. 
• Le site Internet https://www.jedecide.be  vous apporte aussi une série de trucs et astuces pour protéger votre vie privée dans le monde numérique.    

• Quelles données personnelles traitons-nous ?

• Membres de l’asbl 

Participants inscrits à une ou des activités CB

Les données personnelles que nous traitons sont avant tout celles des personnes qui participent à une ou plusieurs de nos activités, ou qui sont membres de l’asbl.

Les données personnelles traitées sont d’abord celles que vous nous transmettez via un formulaire d’inscription, via une fiche médicale, un formulaire d’autorisation parentale, lors de vos échanges (par email, chat ou lors d’entretiens) avec un ou des travailleurs de l’association.  

D’autre part, nous conservons aussi des données sur votre parcours dans nos activités. 

Pour des participants étrangers qui s’inscrivent via une de nos organisations partenaires sur un chantier ou sur un échange de jeunes que nous coordonnons, les données personnelles nous sont alors transmises via le partenaire. Nous les traitons et conservons uniquement pour le temps nécessaire à la réalisation du projet. 

Pour des raisons légales, comme de prévention des risques, nous récoltons aussi un nombre limité de données relatives aux personnes à contacter en cas d’urgence, ainsi qu’aux parents ou tuteurs légaux des participants mineurs. 

Vos données personnelles doivent surtout nous permettre de

• vous identifier  
• vous contacter 
• vous conseiller et vous accompagner au mieux dans la réalisation d’un projet aux CB 

Après les avoir anonymisées, nous pouvons également utiliser vos données à des fins d’évaluation et d’analyse, en vue de mieux connaitre notre public et veiller à la bonne organisation de nos activités. 

• Personnes manifestant un intérêt vers l’association

• Correspondances papier et email

Si pour nous contacter, vous utilisez votre adresse email ou des canaux de communication que nous utilisons (Facebook, Instagram…), nous conservons votre adresse pour vous répondre et vous adresser des communications relatives au sujet traité par ce biais. 

Les correspondances avec un membre du personnel de l’asbl sont présumées être en rapport avec votre activité aux CB. Elles peuvent donc être examinées par tout membre de l’équipe dans le cadre de leur mission. 

Si vous vous êtes inscrit.e dans la liste des destinataires de notre e-newsletters, nous conservons votre adresse email pour vous envoyer périodiquement des lettres d’information électroniques. Vous pouvez toujours vous désinscrire de cette liste.  

• 2. Sélection de candidats – CV, lettres et questionnaires de motivation

Nous récoltons des données à caractère personnel dans le cadre des procédures de sélection pour des postes ouverts aux CB ou pour des projets de volontariat européen (Corps Européen de Solidarité-CES) que nous coordonnons. Nous traitons uniquement des données que les candidat.e.s nous transmettent personnellement, ou via une organisation support dans le cas du CES, par leur CV, par leurs lettres de motivation, par les recommandations qu’ils.elles jugent utiles de partager, par leurs  réponses à nos questionnaires et entretiens.   

En principe, les données récoltées sur des candidat.e.s sont conservées pour la durée de la procédure de sélection et au maximum un an. Elles peuvent être conservées pour la durée du contrat ou de la convention d’activités si les personnes sont sélectionnées, voire pour une durée supérieure si des raisons administratives ou légales le requièrent. 

3.2.3 Politique des cookies

Lorsque vous visitez notre site Internet ou nos médias sociaux, nos outils informatiques peuvent collecter des « cookies » nous informant sur leur utilisation.  

Notre politique de cookies fait l’objet d’une déclaration à part, consultable sur notre site. 

• Pour quelles raisons traitons-nous vos données ?

• Quand et comment pouvons-nous partager vos données ?

Dans le cadre de nos activités, il se peut que nous partagions vos données personnelles avec des personnes et organismes tiers. Ce partage d’information est toujours rendu nécessaire par la réalisation de l’activité et ne poursuit jamais d’autre objectif.  

• Sur nos week-ends de volontariat : nous communiquons votre nom, prénom et âge aux autres membres du groupe afin de vous aider à vous identifier et encourager les appels au co-voiturage. 

• Sur toute activité de groupe en Belgique, nous communiquons aux animateurs du projet vos données identificatoires, de contact et toute donnée que notre staff juge utile de transmettre pour votre accompagnement.  

• Pour les projets à l’étranger (chantier, échanges de jeunes, moyen et long terme), nous communiquons à l’organisme partenaire responsable du projet d’accueil vos données identificatoires, de contact et toute donnée que notre staff juge utile de transmettre pour votre accompagnement.

• Pour les projets subsidiés, nous communiquons les données identificatoires et de contact requises par le pouvoir subsidiant.  

• Pour la validation d’une formation d’animateur, nous communiquons au service jeunesse de la Fédération Wallonie-Bruxelles les données identificatoires et relatives à votre parcours de formation nécessaires à la délivrance d’un brevet. 

• Pour la réservation d’un hébergement ou d’un voyage, nous communiquons au responsable du service (propriétaire de gîte, compagnie ferroviaire…) les données identificatoires et de contact requises pour la réservation. 

• Les animateurs CB sont-ils tenus au secret professionnel ?

Nous ne sommes pas tenus à une obligation légale ou à un code de déontologie instaurant le secret professionnel. Nous nous inspirons et nous référons toutefois à cette notion.

Chaque membre du staff CB est conscientisé.e sur le fait que les informations récoltées dans le cadre d’une relation de confiance établie avec un.e jeune restent secrètes.

Nous ne vous demanderons par ailleurs que des informations que nous avons jugées nécessaires pour vous guider et vous accompagner dans un projet. 

Si nous partageons des informations liées à votre parcours, vos besoins, vos limites, avec des animateur.trice.s ou partenaires, nous le faisons de façon limitée et uniquement parce que cela parait nécessaire au bon déroulement de votre projet.

Sans votre consentement, nous ne partageons pas d’information à des tiers concernant vos expériences et votre parcours aux CB. Nous insistons toutefois sur le fait que la communication de certaines informations aux animateurs et organisateurs partenaires est nécessaire pour permettre une participation. 

• Comment assurons-nous la sécurisation et la confidentialité de vos données personnelles ?

• Les formulaires de collecte de données et leur stockage

Nous collectons essentiellement vos données identificatoires et de contact via 2 formulaires en ligne : 

• Pour toute inscription à un projet local (week-end et échanges de jeunes), vous devez ouvrir un compte d’utilisateur via un formulaire sur notre site Internet développé en WordPress. 
• Pour toute inscription à un chantier international ou à un projet moyen-long terme, nous utilisons un formulaire via PLATO, le système de placement en ligne de l’ALLIANCE, notre réseau international 

Les données récoltées via WordPress ou via PLATO sont automatiquement transférées et stockée sur notre base de données, développée sur base d’une infrastructure Odoo et hébergée par la société ARKDEVEL.

Les données récoltées via notre site Worpress sont automatiquement effacées ensuite. 

Les données récoltées via PLATO y sont conservées jusqu’à la fin de l’année suivant le projet sur lequel vous vous êtes inscrit.e.s. Ces données sont stockées sur les serveurs de notre partenaire danois MS Denmark.

Des contrats ont été passés par l’asbl CB avec ARKDEVEL et avec MS Denmark et spécifient la sécurisation et la confidentialité des données. Les mesures de sécurité doivent permettre de répondre aux risques suivants : 

• Vol et divulgation de données 
• Altération, perte ou destruction de données
• Accès non autorisé aux serveurs
• Indisponibilité des serveurs

Un service de veille, un système d’alerte en cas de faille, des opérations de maintenance régulières et des backs-up journaliers sur différents serveurs, localisés en Europe, sont ainsi toujours prévus. 

Des données sensibles pouvant être stockées sur la plateforme Odoo, il est par ailleurs spécifiquement prévu que cette plateforme soit conservée sur des supports chiffrés.  

L’accès à la plateforme Odoo et au système PLATO est réservée aux travailleurs de l’association des Compagnons Bâtisseurs, avec utilisation d’un identifiant et d’un mot de passe.

Les données stockées sur PLATO d’un volontaire sur un chantier international ou un projet moyen-long terme à l’étranger sont entièrement partagée avec l’organisme d’accueil du volontaire, selon les mêmes modalités de sécurité et de confidentialité.

• Les fiches santé et les formulaires d’autorisation parentales 

À leur réception, ces fiches et formulaires sont stockées, sous forme numérisée sur un disque NASS situé au siège des CB et dont l’accès est uniquement accessible via le réseau interne du bureau.  

Un back-up journalier automatique vers un autre disque et un back-up hebdomadaire manuel vers un troisième disque sont assurés. 

Pour un placement sur un chantier international, une copie est annexée à la fiche du participant sur PLATO. 

Pour les participants à une activité locale, une copie est annexée à la fiche du participant sur la plateforme ODOO. 

• Les rapports d’entretien et les rapports d’évaluation

Ces rapports sont consignés soit de façon manuscrite, soit de façon électronique. 

Ils sont stockés sur des fichiers propres aux animateurs référents et conservés au siège de l’association, en version papier ou sur le disque NASS. 

• Combien de temps conservons-nous vos données ?

Les données conservées sur PLATO sont automatiquement effacées au terme de l’année qui suit celle de votre inscription.

Les données conservées sur la plateforme ODOO sont automatiquement effacées 7 ans après le paiement de votre dernière cotisation ou de votre dernière participation à un projet de l’association.

Les données conservées au siège de l’association sont détruite de 1 à 7 ans après leur collecte. 

• Quelles sont vos droits en ce qui concerne vos données personnelles ?

Vous pouvez toujours nous demander de consulter, rectifier ou supprimer vos données. 

Si vous avez ouvert un compte sur notre site Internet, vous pouvez à tout moment consulter et modifier ces données via l’onglet « mon compte ». Vous accédez ainsi aux données identificatoires et de contact conservées sur notre plateforme Odoo.  

Si vous avez rempli un formulaire en ligne via notre outil de placement PLATO, vous avez déjà reçu dans votre boite email une copie des données personnelles transmises. 

Pour modifier ou supprimer les données confiées à PLATO, vous pouvez contacter directement notre délégué général, Grégory VAN DE PUT  en écrivant à dg@compagnonsbaitsseurs.be

Pour consulter, modifier ou supprimer les données telles des fiches santé, des formulaires d’autorisation, des rapports d’entretien ou d’évaluation, vous pouvez contacter directement notre délégué général, Grégory VAN DE PUT  en écrivant à dg@compagnonsbaitsseurs.be. En particulier pour ce qui concerne les rapports, il est possible que ces données ne soient pas directement accessibles, car non liées à un stockage systématique dans notre base de données. 

Il est toujours possible que vos données aient été supprimées, en application de nos procédures habituelles d’effacement des données.